Yasal metinler
Yasal metinler ve bilgilendirmeler.
Asrem Portföy’ün kişisel verilerin korunması, internet sitesi kullanımı, çerezler ve diğer yasal bilgilendirmelerine ilişkin güncel metinleri inceleyin.
Acil ve Beklenmedik Durum Planı
Son güncelleme ·
Bu planın amacı, Asrem Gayrimenkul ve Girişim Sermayesi Portföy Yönetimi A.Ş.’nin acil ve beklenmedik durumlarda müşterilerine, düzenleyici kurumlara, diğer aracı kurumlara, piyasa katılımcılarına, personeline ve üçüncü taraflara karşı olan yükümlülüklerini yerine getirme koşullarını, yöntemlerini ve prosedürlerini belirlemek ve “İş Sürekliliği Yönetimi”nin yükümlülüğünü sağlamaktır.
Olağanüstü durumlarda işin kesintiye uğraması hâlinde Asrem Gayrimenkul ve Girişim Sermayesi Portföy Yönetimi A.Ş.’nin alternatif şirket merkezinde ihtiyaçların karşılanması, mali zararların en aza indirilmesi ve olumsuz durumlarda dahi operasyonların devam ettirilmesi amaçlanmaktadır. Bunun için gerekli organizasyon ve prosedürler bu planda tanımlanmıştır.
Acil ve Beklenmedik Durumun Kapsamı
Şirketin iş sürekliliğini engelleyen olaylar ile fiziksel ortamın ve altyapının güvenliğine yönelik saldırılar acil tedbirleri gerektirir. Bu durumlar aşağıda tanımlanmıştır;
- Şirket merkezine girişin engellenmesi durumu: yangın, sel, patlama, su baskını, protesto eylemleri ve terör saldırısı.
- Doğal afetler (deprem, fırtına, sel, yangın vb.).
- Şirketin bilgi işlem teknolojisinin, iletişim sistemlerinin ve telekomünikasyon altyapısının kullanılamaz hâle gelmesi (sisteme izinsiz girişler, virüsler ve elektronik saldırılar).
- Personel sayısında ciddi azalma durumu (hastalık, iş bırakma, trafik veya uçak kazası, salgın hastalık nedeniyle personelin büyük bölümünün işe gelememesi, kötü hava koşulları nedeniyle ulaşımın sağlanamaması).
- Finansal piyasalarda oluşabilecek olağanüstü durumlar (sermaye ve para piyasalarında işlem yapılamaması, ödeme ve tahsilat sistemlerinin çalışmaması ve şirketin toplumdaki imajını tehdit eden planlanmamış olaylar).
İş Sürekliliği Organizasyonu
Acil ve beklenmedik bir durumda Asrem Gayrimenkul ve Girişim Sermayesi Portföy Yönetimi A.Ş.’nin iş süreçlerinde yaşanması muhtemel kesintilerin önlenmesi, önlenememesi hâlinde ise kesintilerin en kısa sürede atlatılabilmesi ve iş sürekliliğinin sağlanması için Acil Durum Komitesi (“ADK”) oluşturulmuştur. Ayrıca kesinti sürecinde haberleşmenin sürdürülerek alınan kararların uygulanabilmesi amacıyla yetkili kişilerle elektronik iletişim platformu oluşturulmuştur.
Komite, acil durumlarda kriz yönetimini üstlenir ve kendisine bağlı diğer ekipleri yönlendirir. Genel Müdür veya mevcut ise Genel Müdür Yardımcısı ile Bilgi İşlem Bölüm Sorumlusundan oluşur. Komite, durumun önem ve derecesini belirleyerek Genel Müdür onayı ile personeli izinden çağırmak ve geçici görevlendirme yaparak şirketin rutin faaliyetlerini sürdürmesine yönelik kararlar almak konusunda yetkilidir.
İş Sürekliliği Planı, İş Akışı ve Prosedürler
- Kayıt ve kıymetli evrakın saklanması
- Mevzuat gereği basılı olarak tutulmakla yükümlü olunan her türlü kayıt ve kıymetli evrak, basılı olarak şirketin arşivinde saklanmaktadır. Arşive gönderilmeyen kıymetli evraklar güncel olarak şirket içerisinde kısmen kilitli dolaplarda ve ayrıca elektronik ortamda saklanmaktadır. Menkul kıymet giriş çıkış fişi, yevmiye defter-i kebir, işlem sonuç formu, müşteri emir formları, seans takip formları, hesap ekstreleri, nakit alındı-ödendi makbuzları ve işlem dağılım listesi gibi kayıtlar Optimus işletim sisteminde elektronik olarak tutulmaktadır.
- Bilgi işlem sistemlerinin devamlılığı ve yedekleme
- Acil ve beklenmedik durum çerçevesinde belirlenen Alternatif Çalışma Merkezi’nde (AÇM) şirket kullanımına tahsisli bilgisayar bulunmaktadır. Bu merkez olağanüstü durumlardan etkilenmeyecek uzaklıkta olmakla beraber gerekli güvenliğe de sahiptir. Bu korunmalı ortamda tüm yedekler dijital ortamda alınmaktadır. Basılı evrak azami yasal saklama süresince, alınan elektronik yedekler mevzuatta belirtilen süre ile muhafaza edilir. İş sürekliliğini sağlayan tüm ortam tesis edilmiştir. Veri sağlayıcılar (Matriks, İdeal, Foreks), tüm ofis programları, bilgi erişim sistemleri, telefon, faks ve yazıcı gibi teknik cihazlar ve tesisler kullanıma hazır durumdadır.
- Operasyonel risk değerlendirmesi
- Beklenmedik yazılım ve donanım arızaları için önem arz eden ve değişimi mümkün olan güç ünitesi ile yedek sunucu bilgi işlem biriminde bulunmaktadır; yazılım sorunlarına yazılımı sağlayan kurum tarafından çevrim içi bağlantı ile derhal müdahale edilebilmektedir. Elektrik kesintisi için bütün donanımın bağlı olduğu iki adet UPS bulunmakta, ayrıca şirket merkezinin bulunduğu binadaki ana jeneratör on saniyede devreye girmektedir. İki farklı data hattı (TurkNet, Superonline) kullanılmakta; hatlardan birinde sorun olduğunda diğeri kesintiye uğramadan devreye girecek şekilde, routerlar arası BGP yapı ile konfigüre edilmiş bir sistem kurulmuştur. Veri yayın kuruluşu ile bağlantının kesintiye uğraması hâlinde internet üzerinden veri yayınından faydalanılır; her iki durumun da olumsuz olması hâlinde müşterilere üye temsilcileri aracılığıyla bilgi verilir. Doğal afet, terör, savaş ve benzeri nedenlerle şirket merkezinin kullanılamadığı hâllerde alternatif şirket merkezi kullanılır.
- Müşterilere alternatif iletişim kanallarının tedariki
- Acil ve beklenmedik durum oluştuğunda Acil Durum Komitesi, şirketin iletişim kanallarının (telefon, faks, elektronik ortam) tümünün işlerliğini inceler ve hangisinin açık olduğunu belirler. Komitenin belirlediği üye, açık olan iletişim kanallarını ve mobil telefonları kullanarak müşterilerin şirkete nasıl ulaşabileceklerini bildirir. Alternatif Çalışma Merkezi’nde şirkete tahsis edilmiş iletişim araçları ile işlemler yapılır; hem müşterilerle hem de MKK, Takasbank, SPK ve takas yapılacak diğer üçüncü taraflarla irtibat bu merkezden sağlanır. Müşteri işlemlerinde alternatif iletişim kanalları olarak uzaktan erişim sistemleri, FIX-API sistemleri, MKK ve Takasbank bağlantıları ile VİOP sistemlerinin AÇM’de kurulu yedekleri kullanılır.
- Çalışanlarla alternatif iletişim kanallarının tedariki
- Acil ve beklenmedik durumlarda komitenin ve kurum çalışanlarının görev ve yetkileri kendileriyle paylaşılmıştır. Olağanüstü durum gerçekleştiğinde Acil Durum Eylem Planı’nı uygulayacak yeterli sayıda ve ehil personelin bulunacağı varsayılmaktadır. Mesai saatleri içinde veya dışında oluşan bir olağanüstü durumda sorumlu ekip elemanları Alternatif Çalışma Merkezi’ne ulaşımdan kendileri sorumludur. Planın uygulanmasından sorumlu ekip üyeleri iletişim bilgileri konusunda bilgilendirilmiş olup Acil Durum Komitesi, acil durum ilanından itibaren en kısa sürede bu merkezde bir araya gelir.
- Karşı tarafa olası etkilerin değerlendirilmesi
- Acil ve beklenmedik durum oluşması hâlinde tüm müşterilerin varlıkları (para ve sermaye piyasası araçlarının tamamı) Takasbank nezdinde saklandığından, müşteri varlıklarında herhangi bir zayiat oluşması söz konusu değildir. Müşterilerin, üçüncü şahısların ve kamu kurum ve kuruluşlarının olası durumlardan etkilenmemesi için bu plan çerçevesinde gerekli Alternatif Şirket Merkezi oluşturulmuştur.
- Kurul’un bilgilendirilmesi ve zorunlu bildirimler
- Acil ve beklenmedik durum oluşması ve olağanüstü durum ilanı yapılması hâlinde öncelikle şirket çalışanları, ardından tüm müşteriler haberdar edilir. En seri şekilde kullanılacak haberleşme araçları ile Sermaye Piyasası Kurulu, BİST, MKK, VİOP, Takasbank ve diğer ilgili resmî kurumlar durumdan haberdar edilir. Faaliyetlerin aksaması hâlinde yapılması gereken rutin bildirimlerin kesintiye uğramaması açısından piyasa düzenleyici resmî kurumların vereceği talimatlara uyum sağlanır. Rutin zorunlu bildirimler alternatif şirket merkezinden ve/veya ilgili kuruluşların tahsis edeceği yardım masalarından yapılır.
- Faaliyete devam edilememesi hâlinde hesapların devri
- Şirket Yönetim Kurulu’nun acil ve beklenmedik durum nedeniyle faaliyete devam edilemeyeceği yönünde karar alması hâlinde müşteriler bu durumdan haberdar edilir ve müşteri varlıklarının transferi için gerekli işlemler müşteri onayı ile yapılır. Bu karar internet sitesinde sürekli ilan edilir. Faaliyetler durdurulduktan sonra, Sermaye Piyasası Kurulu’ndan alınacak onay doğrultusunda müşteriler doğrudan Merkezi Kayıt Kuruluşu’na başvurup talimatlarını vererek virmanlarını yaptırabilirler. Alınan önlemler konusunda Yönetim Kurulu kararları Sermaye Piyasası Kurulu’na bilgilendirme amacıyla duyurulur.
Acil ve Beklenmedik Durum Planı Yetkilileri
Mehmet Hakan Aksoy — Genel Müdür
E-posta: haksoy@asremportfoy.com
GSM: (0505) 375 77 00
Özkan Çakıcı — Muhasebe Personeli
E-posta: muhasebe@asremportfoy.com
GSM: (0535) 390 56 10
Alternatif Şirket Merkezi
Şirketin mevcut işlemlerini yürüttüğü genel müdürlük biriminde olağanüstü bir durum oluştuğunda, verilen hizmetlerin devam ettirilmesi için önceden oluşturulan alternatif çalışma merkezi kullanılır.
Aydınlı Mah. Mimoza Sok. No: 1 C/2 34953 Tuzla / İstanbul
Tel: 0216 510 77 00
Genel müdürlük ofisinde meydana gelebilecek olası hasar neticesinde iş süreçlerinde kesinti olması hâlinde iş sürekliliği alternatif şirket merkezinde devam eder. Burada da hizmete devam etmenin mümkün olmaması durumunda hizmet verilecek en uygun yer Acil Durum Komitesi tarafından saptanır ve en hızlı şekilde personele, müşterilere ve diğer üçüncü taraflara duyurulur.
Dayanak
Bu plan, Asrem Gayrimenkul ve Girişim Sermayesi Portföy Yönetimi A.Ş.’nin müşterilerine verdiği hizmetin sürekliliği ve sorumlu olduğu kuruluşlara karşı iş ilişkisinin devamlılığını sürdürmek amacıyla, 02/07/2013 tarihli ve 28695 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Portföy Yönetim Şirketleri ve Bu Şirketlerin Faaliyetlerine İlişkin Esaslar Tebliği” hükümlerine uygun olarak düzenlenmiştir.
Aradığınız bilgi zaten yayında olabilir.
Fonlar, resmi belgeler ve sık sorulan sorular dahil birçok temel bilgiye ilgili sayfalardan doğrudan erişebilirsiniz.